Comment faire en sorte que l’information circule au sein de l’entreprise tout en réduisant les va-et-vient du personnel ? C’est une question que tout chef d’entreprise s’est posée à un moment ou à un autre. Les mouvements intempestifs et à contretemps ont l’inconvénient de ralentir la célérité dans le travail et d’être facteurs de fatigue et de contreperformance. L’avènement de l’intranet a considérablement changé la donne à ce niveau.
Grâce à cette technologie, il est désormais possible dans l’entreprise d’être performant sans s’épuiser en déplacements inutiles. Mais au fait, c’est quoi l’intranet ? En quoi est-il nécessaire pour la rentabilité d’une entreprise ?
D’abord, c’est quoi l’intranet ?
Il s’agit d’un réseau informatique implanté dans une entreprise pour faciliter l’échange d’informations et de documents entre collaborateurs dans un environnement sécurisé et restreint. L’intranet peut aussi avoir une portée au-delà de l’entreprise, on parle alors du Wide Area Network ou WAN. En raison de sa pénétration dans tous les rouages de l’organisation, l’intranet fait l’objet d’une gestion particulière dans un souci de sécurité compte tenu de sa circonscription à l’entreprise. C’est un outil si important qu’il n’est plus seulement un accessoire de communication interne, mais constitue un véritable projet de système d’information au fonctionnement plus ou moins complexe.
Comment fonctionne-t-il ?
Pour bien comprendre le fonctionnement du réseau intranet, il faut dans un premier temps avoir un aperçu même sommaire de sa composition. Pour faire simple, il possède une architecture client-serveur qui repose justement sur un ensemble de serveurs aux fonctions spécifiques. Lesdits serveurs ont pour rôle de faciliter la circulation des données et des informations au sein de l’entreprise tout en sécurisant les applications et les flux de données. Même s’il est isolé du monde extérieur et est seulement accessible par quelques personnes, l’intranet fonctionne comme internet dans la mesure où il intègre des applications web.
Sans verser dans le jargon très technique d’internet, on peut dire que l’intranet implique un ensemble d’ordinateurs connectés à un réseau local via un serveur central. L’échange et la protection des données sont assurés grâce à un ensemble de protocoles à la fois courants et standards. Certaines applications sont d’ailleurs basées sur ces protocoles à l’instar des sites web, des e-mails, des chats des forums, des bases de données. Le journal interne de l’entreprise et le règlement intérieur y sont par ailleurs publiés.
Lors des échanges de données nécessitant l’utilisation des applications web, des normes de sécurité de haut niveau interviennent, par exemple, le recours à un serveur proxy. Dans ce cas de figure, seul le serveur central a accès à internet. Si les autres utilisateurs souhaitent accéder à internet, ils ne peuvent le faire que via une connexion sécurisée au serveur central.
En quoi est-il important en entreprise ?
La description de l’intranet permet d’avoir un aperçu sur son importance. C’est une porte d’entrée dans l’entreprise grâce à laquelle le personnel peut consulter l’actualité de l’entreprise, accéder aux outils internes (messagerie, agenda, outils de rendez-vous…), et télécharger des documents utiles au quotidien des collaborateurs. Le choix du contenu est certes libre, mais les données d’importance comme les informations concernant les ressources humaines, les informations juridiques, financières et institutionnelles doivent obligatoirement y être disponibles.
La mise en place d’un intranet dans une entreprise favorise des gains de productivité. Il s’avère très précieux pour favoriser la collaboration entre des salariés répartis dans plusieurs sites, un déploiement et une administration centralisée des courriers électroniques, la transparence dans l’organisation du travail et la gestion des projets, avec une visibilité sur l’état d’avancement. Sans oublier une grande facilité de publication, de diffusion et de consultation des documents, et la liste est loin d’être exhaustive.
Loin de constituer une charge, l’implantation d’un réseau intranet en entreprise apparaît plutôt comme un bon investissement compte tenu de ses multiples avantages. La rentabilité et le retour sur investissement liés à cette technologie se ressentent en général très tôt.
