Un salarié peut être amené à utiliser sa voiture personnelle pour effectuer des déplacements dans le cadre professionnel. Ces déplacements effectués, l’entreprise devrait sous couvert d’une note de frais kilométrique, lui verser une indemnité en guise de remboursement. Mais, comment établir une note de frais kilométrique?
Le remboursement des frais kilométriques : les conditions
Le remboursement des frais kilométriques nécessite au préalable certaines conditions. Premièrement, les frais kilométriques doivent concerner uniquement les déplacements à but professionnel. Les déplacements domicile-travail sont donc exclus, sauf exception. Ensuite, le salarié doit établir une demande. Cette note de frais kilométrique doit porter des informations tels que la date du déplacement, le nom du salarié, le nom de l’entreprise, le modèle et la marque du véhicule, le motif du déplacement, la distance parcourue, la puissance fiscale de la voiture, etc. Plusieurs modèles de note de frais kilométrique sont disponibles en ligne pour vous faciliter la tâche. Enfin, seul le salarié à qui appartient le véhicule peut faire la demande. Lisez la suite de cet article si vous voulez en savoir plus sur le remboursement des frais kilométriques.
Comment s’effectue le calcul de remboursement des frais kilométriques?
Le remboursement des frais kilométriques peut s’effectuer sur certaines bases. Premièrement, Il revient à l’entreprise de définir un barème obligatoire qui prend uniquement en compte le nombre de kilomètres parcourus. Cela permet d’éviter des divergences et favorise une meilleure communication entre les collaborateurs. La seconde repose sur le barème de l’administration fiscale qui est non négociable et s’appuie sur deux principaux facteurs pour le calcul à savoir : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Ces barèmes kilométriques sont mis à jour en permanence et le calcul des frais kilométriques se fait sur des voitures dont la puissance est limitée à 7 CV, et aussi sur des motos à moteur cylindrée supérieure à 50 cm3 et des scooters à moteur cylindrée inférieur à 50 cm3.
